Cómo Antonella creó un CRM SaaS personalizado para escuelas privadas

Antonella comenzó con un dolor que el CRM genérico no resolvió bien. La agencia trabaja en la atracción de estudiantes a escuelas privadas, y el embudo educativo tiene su propia lógica: red, unidad, campaña, visita presencial, matrícula y reinscripción. Los sistemas comunes incluso registraron clientes potenciales, pero no explicaron de dónde procedía la demanda ni ayudaron al equipo a transformar una conversación de WhatsApp en una visita programada.

El proyecto nació como una herramienta interna, pero pronto ganó ambición como producto. La idea era crear un CRM SaaS que Antonella pudiera vender a las escuelas, manteniendo la profundidad operativa que la agencia ya tenía en el día a día. Desarrollé la arquitectura en Next.js, React y Tailwind CSS, con Supabase y PostgreSQL en el backend. La estructura multiinquilino separa los datos de cada escuela y le permite cambiar entre unidades o consolidar una vista de red sin recargar la página.

Elegir React tenía sentido debido a la naturaleza de la interfaz. CRM tiene Kanban comercial, gráficos, mapas y filtros que cambian el contexto de la pantalla todo el tiempo. El "SelectionContext" se convirtió en una pieza importante para mantener la escuela, la unidad y el período sincronizados entre los módulos. Es una parte silenciosa del producto, pero evita que el CRM se convierta en un panel lleno de datos desconectados.

El desafío de WhatsApp: API en la nube versus API Evolution

Cuando se trata de matrícula escolar, el primer servicio de WhatsApp decide muchas cosas. Una familia interesada puede desaparecer si tarda mucho en recibir una respuesta o si necesita repetir información. Por eso el CRM tiene su propia bandeja de entrada, con colas, respuestas rápidas y creación de leads directamente desde la conversación.

La primera integración fue a través de la API oficial de WhatsApp Cloud. Técnicamente, era el camino más sólido. Comercialmente, no siempre. Durante la venta de SaaS, la metaverificación y el costo por conversación generaron objeciones en las escuelas más pequeñas. Para evitar dejar el producto atrapado en este bloque, desarrollé una integración alternativa con Evolution API. Fue una decisión pragmática: mantener la opción oficial cuando tenía sentido y ofrecer una vía de ingreso más sencilla para las escuelas que necesitaban comenzar rápidamente.

Georreferenciación de leads y atribución de anuncios

La segunda capa del producto fue la inteligencia de mercado. CRM cruza datos comerciales con bases de datos del Censo Escolar público (INEP) y geolocaliza el origen de los leads. En el mapa (MarketingGeoBubbleMap), los gestores pueden ver qué barrios generan interés, visitas y registros, en lugar de limitarse a mirar una lista de contactos.

También conecté el sistema a las API de Google Ads y Meta Ads. El objetivo iba más allá de mostrar el coste por cliente potencial. La plataforma vincula la inversión en medios con visitas presenciales y contratos firmados. Con esto, Antonella y las escuelas pueden identificar campañas y creatividades que generan una inscripción real, y estas señales regresan a las plataformas publicitarias como mejores datos de conversión.